Uczestnictwo w Akademii jest bezpłatne; Organizatorzy pokrywają koszty wyżywienia i zakwaterowania oraz - częściowo bądź całkowicie - koszty podróży uczestników. Ilość miejsc jest ograniczona. Osoby zainteresowane uczestnictwem w Akademii proszone są o napisanie krótkiego reportażu lub artykułu w języku polskim lub niemieckim nt.: "Polacy i Niemcy - razem na rzecz przyszłości Europy?" (do 6000 znaków) i nadesłanie pracy drogą mailową bądź pocztą w terminie do 6 sierpnia br.